Kako je Big Bang v luči pandemije reorganiziral podjetje

Biti hiter in veslati v pravo smer

Pri trgovcu Big Bang so julija 2020 na podlagi spoznanj iz prvega »lockdowna« konkretno spremenili organizacijsko strukturo podjetja, in sicer s ciljem večje agilnosti v novih razmerah. »To pa seveda še ne pomeni, da si samo hiter, ampak moraš veslati tudi v pravo smer,« je za MM povedal Matjaž Butara, ki je prevzel vodenje ekipe za upravljanje potenciala. Ta je nastala ob združitvi marketinške in kadrovske ekipe (Butara je bil prej direktor marketinga). Zanj poteza pomeni zavedanje dvojega. Prvič, komunikacija s kupci in zaposlenimi je ključnega pomena. In drugič, ker to upravljajo z enotno in sinhrono ekipo, prilagajanje poteka veliko hitreje in bolj strukturirano.

Marketing kot nosilec vseh akcij v podjetju

Za Butaro je tako ključno, da ekipa za upravljanje potenciala po novem celostno upravlja z »vertikalo«, ki povezuje potencial zaposlenih in trga. Pri tem se sklicuje na dva scenarija, ki ju z novo strukturo boljše rešujejo.

Scenarij 1: »Mi vlagamo v marketing, stranke navdušimo, stranka pride v trgovino in ne dobi ustrezne podpore ali znanja zaposlenega, za katerega skrbi ekipa kadrov. Se pravi, izkoriščamo potencial trga in ne zaposlenega.«

Scenarij 2: »Izobražujemo zaposlene o novih tehnologijah, marketing pa ne skomunicira pravilno novih tehnologij in pridobiva drug segment kupcev. Torej izkoriščamo potencial zaposlenega in ne trga.«

Ob tem Butara poudarja, da je krovno marketing nosilec akcij v podjetju in tako pozna procese, ki se odvijajo, in potrebe znotraj procesa. »Proces priprave akcij vključuje različne ekipe znotraj podjetja. S tem je to znanje pridobil tudi kadrovski del ekipe in se lahko tako na spremembe hitreje odzovemo. Na primer, če vidimo, da potrebujemo dodatne okrepitve v klicnem centru, pri izdaji blaga strankam, lastnih dostavah ali kjer koli znotraj procesa, se lahko danes odzovemo zelo hitro, kar pa je ključno za uporabniško izkušnjo,« pojasnjuje Butara.

Od 300 do 2000 spletnih naročil dnevno

Spremembe organizacijske strukture se nanašajo tudi na oddelek prodaje, ki so mu dodali enoto novi prodajni kanali. Nova enota vključuje svetovanje in prodaje preko videa. Ker pa se po besedah Butare maloprodaja zelo spreminja, bodo dodajali nove načine tudi v prihodnje. »Združili smo vse podporne službe za izvedbo spletnih naročil, celoten proces pa smo že v veliki meri digitalizirali. S tem imamo jasno opredeljene odgovornosti in povezave znotraj procesa,« pojasnjuje.

Pri tem nas je zanimalo še, kako je v času zaprtih fizičnih trgovin deloval sistem spletne prodaje. »Spletna prodaja se je tako kot pri vseh zelo povečala, mi pa smo danes tudi veliko bolj pripravljeni. Če smo lahko v prvem 'lockdownu' na dnevni ravni realizirali 300 spletnih naročil in to ni bilo preprosto, lahko danes brez večjih težav dnevno realiziramo tudi več kot 2000 spletnih naročil.«

Reorganizacija pomaga(la) tudi pri spopadanju s trenutno situacijo

Sprememba organizacijske strukture po ugotovitvah Butare omogoča hitrejše in celostno prilagajanje različnim situacijam. Tudi trenutnim, ko je vlada dala zeleno luč odpiranju fizčnih trgovin. »Danes smo sposobni odpreti naše trgovine, testirati 200 prodajalcev, narediti urnike in urediti trgovine v manj kot dnevu. Če na primer vlada do 23. ure zvečer izda odlok, da smo lahko odprti, lahko to izvedemo že naslednji dan. To sicer za seboj prinese velike obremenitve ekipe in takšne protokole uporabljamo le izjemoma, sem pa zaradi takšnih stvari resnično ponosen na ekipo,« je zadovoljen Butara.